Chi è uno Stakeholder?
Un individuo o un gruppo con un interesse legittimo e/o dimostrabile, o che è direttamente interessato dalle attività dell'unità di certificazione (ad esempio la piantagione di olio di palma sottoposta ad audit) e dalle conseguenze di tali attività. SCS pondera i commenti ricevuti dagli stakeholder al di fuori della regione locale delle operazioni in modo diverso dagli stakeholder situati direttamente adiacenti o nelle vicinanze dell'area operativa. A volte ci riferiamo a questi ultimi come stakeholder direttamente interessati. SCS darà generalmente maggior peso ai loro commenti, rispetto a quelli ricevuti da gruppi con sede a livello internazionale o nazionale, ma in una città al di fuori della zona di influenza delle operazioni.
Vorremmo cogliere questa opportunità per chiarire il ruolo di SCS nel processo di certificazione dei Principi e Criteri (P&C) della Tavola Rotonda sull'Olio di Palma Sostenibile (RSPO). Così facendo, vogliamo anche identificare come gli stakeholder e i gruppi della società civile possano impegnarsi ed essere informati in modo costruttivo sul processo di certificazione dei Principi e dei Criteri RSPO.
SCS è una terza parte neutrale, un onesto mediatore di informazioni
SCS è un organismo di certificazione, un'entità indipendente che opera secondo le linee guida stabilite dai proprietari degli standard e in base ai protocolli stabiliti per lo svolgimento del nostro lavoro. Nel caso della RSPO, gli organismi di certificazione sono guidati principalmente dalla norma ISO/IEC 17021-1 Requirements for Bodies Providing Audit and Certification of Management Systems e dal RSPO Systems Document, che insieme forniscono il quadro di riferimento per lo svolgimento del nostro lavoro. L'ambito di lavoro di SCS è limitato alla valutazione della conformità dell'unità di certificazione aiprincipi RSPO . e Criteri. La valutazione (anche detta audit) riguarda gli aspetti legali, ambientali, economici, di salute e sicurezza dei lavoratori e sociali, come richiesto dai Principi e Criteri RSPO.
SCS riconosce che alcune parti interessate possono ritenere che gli standard RSPO siano insufficienti per affrontare e rimediare completamente alle questioni ambientali e sociali dell'industria dell'olio di palma. Come terza parte neutrale e onesto mediatore di informazioni, il ruolo di SCS non è quello di tenere una posizione sullo standard o di sostenere modifiche allo stesso, tranne che per chiedere interpretazioni quando i requisiti non sono chiari. La teoria del cambiamento della RSPO è che una volta che un'azienda si impegna nel processo di certificazione, questo porterà necessariamente ad un miglioramento continuo all'interno dell'azienda, a causa di una maggiore supervisione e dello standard stesso che alza gradualmente il livello di sostenibilità per quelle aziende che vi partecipano. SCS sottoscrive questa convinzione.
Il ruolo di SCS negli audit di certificazione
Il nostro ruolo è quello di valutare le operazioni di piantagione/macello di palma del cliente rispetto ai Principi e Criteri RSPO, che stabilisce i requisiti per ottenere la certificazione. Valutiamo le piantagioni di palma con visite in loco, eseguiamo interviste con le persone appropriate, cerchiamo il contributo delle parti interessate, scriviamo rapporti sui risultati, emettiamo azioni correttive quando necessario e valutiamo i risultati in base ai requisiti dello standard per determinare la certificazione.
Le parti interessate sono una parte critica dell'auditing
SCS si affida e apprezza le informazioni che ci vengono fornite dalla comunità delle ONG e della società civile. Le parti interessate sono invitate a fornire commenti sugli impatti sociali e ambientali dell'unità di certificazione tramite e-mail, WhatsApp, telefono o incontri di persona. Se desiderate che i vostri commenti siano trattati con riservatezza o rimangano anonimi, siete pregati di indicarlo a SCS. In genere, i commenti ricevuti entro 30 giorni dalla data di notifica vengono presi in considerazione durante l'audit di certificazione.
Le prove di audit più utili, nella maggior parte dei casi, sono informazioni specifiche (ad esempio, un resoconto di prima mano di un incidente che includa luogo e data) e verificabili (ad esempio, corroborate da documentazione, foto, altre parti). Le accuse di violazione degli standard RSPO che si basano su prove aneddotiche senza prove documentali sono generalmente meno utili per stabilire la non conformità allo standard. Mentre tutte le parti interessate sono invitate a presentare commenti, specialmente a coloro che hanno una storia di lavoro nella regione, diamo più peso ai commenti degli stakeholder direttamente interessati (cioè quelli basati localmente nell'area del sito operativo) rispetto a quelli che sono indirettamente interessati.
Informare e coinvolgere le parti interessate negli audit RSPO P&C
Le parti interessate possono conoscere i prossimi audit sulla pagina web della RSPO dedicata agli annunci pubblici sulla valutazione dei principi e dei criteri. In base ai requisiti RSPO, SCS invia al Segretariato RSPO una copia dell'annuncio almeno cinque giorni prima dell'annuncio pubblico previsto (cioè un mese e cinque giorni) per la pubblicazione. L'annuncio, disponibile nelle lingue nazionali ufficiali, include dettagli sulle entità da sottoporre a audit, la loro ubicazione, le date dell'audit, i dettagli di contatto sia per l'azienda che per SCS e le istruzioni per fornire commenti a SCS.
Quando SCS identifica operazioni di maggiore complessità, ha adottato misure aggiuntive per sostenere la consultazione degli stakeholder, tra cui l'inserimento di annunci nei media locali (ad esempio, giornali, radio), l'affissione di bollettini nei centri delle comunità locali e l'impiego di tempo aggiuntivo durante gli incontri con gli stakeholder della comunità per costruire un rapporto di fiducia con i membri della stessa. SCS riconosce l'importanza che tutte le parti interessate abbiano tempo sufficiente per fornire commenti e compie notevoli sforzi per garantire che ciò avvenga. Se ci sono ulteriori commenti che sono stati tralasciati durante un audit, invitiamo le parti interessate a presentarli al di fuori di una riunione formale direttamente ai nostri revisori via WhatsApp o via e-mail alla sede centrale di SCS.
Sebbene SCS faccia ogni sforzo per visitare e ascoltare il maggior numero possibile di stakeholder, non è sempre possibile visitare tutte le comunità e i gruppi durante ogni audit. Tuttavia, SCS cerca di garantire che vengano consultati il più possibile gruppi rappresentativi (ad esempio, capi, anziani, opinion leader, gruppi di donne e leader giovanili). In particolare, vengono consultate le persone che possono parlare delle questioni rilevanti in base alla loro conoscenza ed esperienza diretta.
Tutti i reclami vengono documentati in modo esauriente e le preoccupazioni sollevate vengono esaminate in modo approfondito durante l'audit. Se ci sono prove specifiche e verificabili relative a gruppi o persone che SCS non ha intervistato, siamo lieti di ricevere tali informazioni per poterle esaminare durante il prossimo audit di sorveglianza.
Siamo impegnati in una relazione impegnata e positiva con la comunità delle ONG e della società civile, ma non possiamo impegnarci a informare sempre tutte le parti interessate quando vengono prese le decisioni di certificazione RSPO a causa dei limiti delle risorse.
